Call center para agendamiendo de citas médicas

Si usted es gerente o propietario de un centro médico, IPS, Clínica y Hospital, debe leer este articulo.

En este mundo tan globalizado y competitivo, los emprendedores han tenido que diseñar estrategias para destacarse ante miles de opciones que ofrecen productos o servicios similares; la contratación de outsourcing ha sido una vía para liberar espacios para tareas mayores y mantenerse a flote.

 

Las empresas buscan métodos y procedimientos más eficientes para ser más eficaces en dar respuestas a sus clientes o público interesado en sus servicios; tercerizando las responsabilidades para brindar el mayor confort a su audiencia.

 

1.- Control de agendas de médicos y equipos.

 

La organización es la cara funcional de cualquier empresa, de ella depende que las cosas tengan éxito en un porcentaje considerable y el cliente lo percibe; la relación entre citas, consultas, inventarios, proveeduría de insumos y suministros en los centros de salud, es determinante para que el proceso fluya y funcione. Un ambiente laboral donde podrás registrar y controlar la disponibilidad de citas de los médicos y de recursos variados como los equipos de diagnóstico, por ejemplo.

Poseemos todas los recursos técnicos y mecanismos para consolidar esta tarea sin necesidad de integrarlo al sistema de control de agendas de la clínica, si así lo quisieras.

 

2. Trámite de citas mediante un robot.

 

Los trámites de salud por la vía digital están a la orden del día, los pacientes o clientes evitan realizar filas o protocolos cansones para acudir a su médico. Estos trámites sencillos pero desgastantes pueden ser canalizados a través de un robot digital que procesa la información y la presenta al programador mientras la agenda; para así ofrecer un servicio más rápido y eficiente.

 

Nuestra plataforma tecnológica facilita los procesos de interacción con los clientes, generando condiciones para que los pacientes se comuniquen los 365 días del año con tu empresa para agendar citas y solicitar cualquier información que consideren necesaria.

 

Este tipo de servicio automatizado brindará al cliente el confort necesario para mantenerse fiel a la empresa y buscar en ella siempre la primera opción cuando necesite nuevos servicios.

 

Si un paciente ya está en tratamiento con algún médico especifico, nuestra plataforma puede conectarla con ese especialista de manera fácil y automatizada; y si, por el contrario, el paciente acude por primera vez, será atendido por agentes humanos para su registro adecuado y la interacción necesaria de persona a persona.

 

Una vez que el paciente esté registrado podrá acceder por teléfono al panel de opciones para escoger el tipo de cita que requiere de manera automatizada.

 

Por si todo esto no fuera suficiente Dyalogo cloud también puede constatar si el paciente está “al día” con sus compromisos, si tiene el servicio vigente o a qué tipo de servicios tiene acceso.

 

Todos estos procesos te ayudarán a brindar el mejor servicio a tus clientes, y ellos notarán el nivel de organización de tu empresa; también puedes programar la cantidad de días en los que debe asignarse la próxima cita para que el paciente experimente el agrado de pertenecer a una empresa preocupada por su salud y sus compromisos médicos.

 

3. Trámites de citas mediante agentes humanos.

 

 

Agendar la cita para asistir al centro de atención médica es la principal razón de contacto entre el paciente y el centro de salud, por ello pensamos en la comodidad del paciente, generamos la cita de manera confidencial según las condiciones de privacidad necesarias.

 

Dyalogo posee agentes altamente capacitados para atender sus requerimientos y agendar citas de manera coordinada con el robot que archiva y procesa la cita.

 

Usted puede clasificar qué tipo de citas serán asignadas por el robot y cuáles serán tramitadas a través de un agente humano; de esta manera se clasificará el proceso de manera más detallada.

 

Y una opción adicional podría ser darle acceso a la plataforma comunicacional a los funcionarios en el centro de salud para que, desde allí, se puedan tramitar también citas y referentes.

 

4. Recordatorios automáticos de citas.

 

Entre pagar sus cuentas, atender sus hogares, diligenciar sus actividades y sus estudios en muchos casos; los pacientes suelen olvidar o no atender sus compromisos médicos bajo la presión de tener muchos pendientes.

 

Dyalogo Cloud ha diseñado un efectivo programa de recordatorio de citas médicas para que los pacientes sean notificados por diversos medios sobre su próximo encuentro médico, por mensaje de texto, WhatsApp, e mail, o incluso llamadas personales para mantener la interacción directa con el cliente.

 

Estos mensajes pueden ser programados según sus necesidades, el mismo día, un día antes, horas antes, o cuando se decida.

 

De esta manera usted no tendrá que preocuparse por esas fallas en la cotidianidad del paciente que no encuentra tiempo para asistir a sus compromisos médicos o consultas y que representan un serio problema para los centros de salud y acarrear pérdidas económicas para el centro de salud inclusive.

 

Estos recordatorios suponen información como la fecha de la cita, hora, nombre del doctor, especialidad que atiende, dirección y la preparación que requiera antes de ir a consulta, si fuera el caso.

 

5. Confirmación de citas.

 

 

Insistimos en mantener al paciente informado sobre sus compromisos médicos, sus citas son importantes para el centro de salud y por ende para nosotros, por ello el paciente es recordado de su cita en el momento oportuno.

 

Una vez recordado, al paciente se le induce a confirmar su asistencia a la cita bajo un método de fáciles respuestas o pulsando opciones de confirmación en su teléfono.

De esta manera se minimizan las inasistencias de los pacientes y el centro de salud puede avanzar en otras tareas relevantes para su desarrollo.

 

El mensaje de texto automatizado es la opción más rápida para lograr esta tarea y la preferida de muchos centros de salud por la manera como incide en la reducción de ausencias de los pacientes, además de ser más económicos y menos invasivos que las llamadas telefónicas.

 

Si has pensado en WhatsApp u otro servicio de chat, que también es viable, solo te recordamos que no todas las personas tienen acceso a este tipo de servicio, por tanto, seguimos apostando al SMS como la mejor opción.

 

La idea es reducir la inasistencia y al mismo tiempo liberar citas que no serán utilizadas para abrir nuevos cupos a los clientes por venir o en lista de espera.

 

6. Lista de espera.

 

Otro aspecto que en Dyalogo atendemos para cuidar su inversión es la Lista de espera, un escenario posible son pacientes que desean una cita, pero no encuentran disponibilidad en el momento y hora que solicitan.

 

El incremento de la demanda en consultas especializadas que existen en algunos centros de salud, nos lleva a ofrecer este servicio para comodidad del cliente.

 

Estos pacientes son registrados en una base de datos para notificarles oportunamente la liberación de algún cupo para brindarle el servicio; para ello son registrados en una lista paralela con el fin de dar respuestas a todos los clientes, habilitar nuevas consultas previo acuerdo con los médicos o utilizar los puestos vacantes cuando algún paciente confirma su NO asistencia.

 

7. Inasistencias.

 

 

Cuando un paciente no asiste a su cita médica, eso repercute en la salud del paciente y en la organización y finanzas del centro médico. Las agendas se desajustan y se necesita replantear la dinámica de atención a los clientes.

 

En esos momentos de re organización de agenda, Dyalogo realiza llamadas flash, mensajería de textos o cualquier otro mecanismo para notificar a los pacientes sobre las consecuencias que esto puede acarrear en sus propias agendas, y otras consecuencias que afecten el tratamiento que se le viene aplicando (si fuera el caso), bloquear servicios, o reprogramar la cita.

 

8. Reportes automatizados de las citas agendadas.

 

Una vez agendadas las citas, a través de Dyalogo, podemos direccionar esa información al destino que el cliente decida y en los horarios que prefiera, para que la empresa maneje la información por todos los rincones donde sea necesario.

 

Recordemos que el fin último de este trabajo es proyectar organización laboral para brindar confianza a nuestros clientes, para que ellos puedan generar confort en sus pacientes, en este caso.

 

Manejar un reporte automatizado de citas, es manejar la data exacta y limpia de tu actividad diaria de atención a tus clientes, por eso te lo hacemos llegar al destino que te sea más conveniente.

 

9. Campañas proactivas de promoción de eventos.

 

 

Las campañas proactivas contribuyen a promocionar los servicios que los centros de salud prestan a sus clientes, en ese sentido, diseñamos estrategias para promocionar dichas campañas para que lleguen a más personas.

 

Promocionamos campañas de medicina integral, exámenes de rutina, servicios de óptica, odontología, nutrición especializada según las patologías, fisioterapia, campañas de vacunación y cualquier otro evento que el centro de salud decida promocionar.

 

En Dyalogo te acompañamos en estas campañas masivas para invitar a tu público objetivo a que agenden servicios, aprovechen descuentos, promociones, y para que se mantengan informados de los servicios que prestan.

Nos gustaría agradecerle nuevamente por visitar nuestro sitio web. Contáctenos hoy y nos esforzaremos por ayudarlo lo antes posible.

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